Wie organisiere ich ein Green Meeting?

Das österreichische Umweltzeichen für Green Meetings und Events können alle Arten von Meetings und Tagungen erhalten, die in der österreichischen Kongressstatistik definiert sind, wie zum Beispiel Kongresse, Symposien oder wissenschaftliche Konferenzen, sowie unterschiedliche Arten von Events. Genaue Details dazu finden Sie in der Richtlinie des Umweltministeriums.

Das Besondere an diesem flexiblen Werkzeug ist, dass der Fokus nicht auf einem Bereich wie z.B. der Location gelegt wird, sondern auf die gesamte Veranstaltung. Somit können Veranstalter:innen und Organsiator:innen ihre nachhaltige Maßnahmen direkt in die Planung und Umsetzung integrieren. Der grüne Gedanke zieht sich als roter Faden durch alle Bereiche einer Veranstaltung (siehe Tabelle).

Überlegt ein/e Veranstalter:in, ein Green Meeting abzuhalten, sollte er/sie zuallererst den übersichtlich gestalteten Kriterienkatalog der Richtlinie UZ 62 durchgehen. Dieser beinhaltet sowohl „Muss-“ als auch „Soll-Kriterien“. Bei Muss-Kriterien handelt es sich um Grundbedingungen, die auf jeden Fall zu erfüllen sind. Um die notwendige Gesamtpunkteanzahl zu erreichen, gilt es zusätzliche Punkte aus den Soll-Kriterien zu generieren. Dies sind Kriterien, die auf die jeweilige Veranstaltung zutreffen und frei wählbar sind.

Im nächsten Schritt werden österreichische Lizenznehmer zur Unterstützung herangezogen. Informationen zu geeigneten Partner:innen stellt der Verein für Konsumenteninformation (VKI) zur Verfügung. Im Austrian Convention Bureau sind bereits über ein Drittel aller Mitgliedsbetriebe Lizenznehmer. Diese Meeting Professionals verfügen über langjährige Expertise in dem Bereich und helfen Veranstalter:innen bei der professionellen Umsetzung ihres ersten Green Meetings. Die Lizenznehmer wird mit der Lizenzierung beauftragt und ist somit für die korrekte Abwicklung und Aufbewahrung der erforderlichen Nachweise verantwortlich.

Schlussendlich werden alle notwendigen Daten und Unterlagen (z.B: Nachweise der Umsetzung, Partnervereinbarungen) vom Lizenznehmer in die Online-Zertifizierungssoftware des Umweltministeriums eingegeben. Nach einer Kontrolle durch den VKI ist der Prozess abgeschlossen und der Kongress/Tagung/Seminar/Workshop ist „nach den Kriterien des UZ62 als Green Meeting zertifiziert“.

Grundsätzlich fallen für Veranstalter:innen von Green Meetings keine Kosten für die Zertifizierung an. Diese übernimmt der Lizenznehmer im Zuge seiner jährlichen Beitragsgebühr. Eventuell anfallende Beratungskosten werden zwischen Veranstalter:in und Lizenznehmer individuell vereinbart. Nachhaltiges Veranstalten muss nicht teuer sein, es verlangt nur ein bisschen Kreativität und ein Besinnen auf das Ursprüngliche. Ganz im Gegenteil: Veranstalter:innen berichten davon dass durch die Umstellung und bewusstere Überlegung Ressourcen geschont und Kosten gespart werden können (z.B. Verzicht auf Kongresstaschen, weniger Drucksorten etc.).

Die Richtlinien des Umweltzeichens wurden anhand mehrerer Veranstaltungen auf ihre Durchführbarkeit getestet und bieten Ihnen eine ausgereifte Grundlage für ein Green Meeting – aber machen Sie sich selbst ein Bild davon und leisten Sie Ihren Beitrag zur ökonomischen, ökologischen und sozialen Nachhaltigkeit.

Ansprechpartnerin